Jak naliczać opłaty za zwłokę na fakturach?

Sprawdź oryginalną umowę

Upewnienie się, że dobrze zrozumiałeś oryginalną umowę ma kluczowe znaczenie. Bardzo ważne jest, aby warunki dotyczące opłat za zwłokę zostały określone i uzgodnione w pierwotnej umowie z klientem. Poszukaj sekcji wyszczególniającej zasady dotyczące opłat za zwłokę. Zwróć uwagę na określone kwoty lub wartości procentowe, a także warunki niezbędne do zastosowania tych opłat - na przykład liczbę dni po terminie płatności faktury.

Poinformuj z wyprzedzeniem o zasadach uiszczania opłat za zwłokę

Przy rozpoczynaniu nowego projektu często pomocne jest omówienie warunków płatności z klientem. Przykładowe sformułowanie, które można zawrzeć w umowie, może brzmieć: "Płatności należy dokonać w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury. Opóźnione płatności mogą podlegać opłacie za zwłokę w wysokości 2% miesięcznego salda".

Wskazówka: Omów zasady dotyczące opłat za zwłokę podczas pierwszych spotkań, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.

Powiadomienie przed naliczeniem opłat za zwłokę

Przed naliczeniem opłat za zwłokę należy wysłać klientowi przypomnienie. Może to obejmować wyciąg bankowy i kopię oryginalnej faktury z uprzejmym, ale stanowczym ostrzeżeniem o spodziewanej opłacie za zwłokę. Należy prowadzić rejestr całej komunikacji w celu zapewnienia ochrony prawnej i zachowania wyraźnego śladu papierowego.

Aspekty prawne

Zapoznaj się z lokalnymi przepisami i regulacjami dotyczącymi opóźnionych opłat, aby zapewnić ich ściągalność. Stwórz listę kontrolną, która uwzględnia ramy prawne Twojej jurysdykcji i unikaj zawyżonych opłat, które mogłyby unieważnić opłatę. Typowe pułapki prawne obejmują brak uzgodnionych zasad naliczania opłat za zwłokę lub zawyżanie opłat.

Naliczanie opłat za zwłokę

Po zweryfikowaniu swojego umownego prawa do naliczenia opłaty za opóźnienie i wysłaniu przypomnienia, nadszedł czas, aby zastosować opłatę na fakturze. Jeśli zgodziłeś się na opłatę ryczałtową, dodaj tę kwotę do całkowitej należnej kwoty. Jeśli jest to opłata procentowa, oblicz ją na podstawie zaległej kwoty. Możesz wystawić nową fakturę z uwzględnioną opłatą za zwłokę lub zmienić istniejącą fakturę - w zależności od tego, co jest zgodne z Twoimi standardowymi praktykami biznesowymi.

Przykład: w przypadku faktury o wartości 1000 USD opłata za opóźnienie w wysokości 5% miesięcznie skutkowałaby opłatą w wysokości 50 USD.

Poinformowanie o pobraniu opłaty za zwłokę

Musisz teraz poinformować klienta, że opłata za zwłokę została pobrana. Rozpocznij rozmowę z empatią, rozumiejąc sytuację klienta, ale wyraźnie poinformuj o zaległej fakturze i zastosowaniu opłaty za zwłokę. Komunikacja ta może odbywać się osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Oferuj rozwiązania i elastyczność

Chociaż ważne jest egzekwowanie zgodności z zasadami, oferowanie rozwiązań, takich jak plany płatności lub krótkie przedłużenia, może utrzymać dobre relacje z klientami. Plany płatności mogą pomóc klientom w zarządzaniu większymi zaległościami, a przedłużenie terminu płatności może potencjalnie uratować relacje biznesowe, jeśli istnieje dobra wola.

Utrzymuj i aktualizuj warunki dla przyszłych transakcji

Wreszcie, upewnij się, że warunki płatności są jasne i konsekwentnie stosowane wobec wszystkich klientów. Regularnie przeglądaj i aktualizuj warunki, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany w przepisach lub strukturze biznesowej.

Wskazówka: Bądź na bieżąco z odpowiednimi zmianami prawnymi, które mogą mieć wpływ na warunki płatności i nie wahaj się zmienić swoich umów, aby odzwierciedlić te zmiany.

Skorzystaj z OnlineFakturowanie, aby tworzyć bezpieczne, zgodne z przepisami faktury online w ciągu kilku minut, bez konieczności rejestracji i z bezpłatnym okresem próbnym - zapewniając, że zawsze jesteś po właściwej stronie prawa.